Rundschreiben

- Kassenführung durch PC Kassensysteme -

Stornobuchungen

Wer in seinem Restaurant ein PC Kassensystem ohne Stornonachweis verwendet, führt kein ordnungsgemäßes Kassenbuch.
Das Niedersächsische Finanzgericht weist darauf hin, dass die Buchführung mit PC Kassensystemen nicht ordnungsgemäß ist, wenn Buchungen und Aufzeichnungen nachträglich verändert werden können und der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die gesetzlich geforderte Vollständigkeit der Buchungen ist in solchen Fällen nämlich nicht gewährleistet. Ein Restaurantchef hatte ein derartig mangelhaftes Computersystem. Mit der sogenannten „Managerfunktion“ konnte er vorher eingegebene und bereits gespeicherte Daten wieder löschen. Keine Stornobuchung konnte in der Folge mehr nachvollzogen werden. Und dass es im Lokal überhaupt keine Fehleingaben über Monate hinweg gegeben haben soll, nahmen die Finanzbeamten dem Restaurantinhaber zu Recht nicht ab.
Fazit: Ein PC Kassensystem muss Stornierungen unwiderruflich komplett protokollieren können, um eine ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten. Es verstößt gegen die Ordnungsprinzipien des § 146 Abs. 4 AO, wenn bei den Kassenabschlüssen keine Stornobuchungen erfasst sind. Es widerspricht der Lebenserfahrung und ist nicht glaubhaft, wenn über einen Tag bzw. über Monate keine Fehler bei der Eingabe in das Kassensystem erfolgen und dadurch keine Stornobuchungen veranlasst werden. (Niedersächsisches FG, 02.09.2004 AZ 10 V 52/04)

- Steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen für Buchführungsunterlagen -

Aufgrund wachsender Aktenberge stellt sich jeder hin und wieder die gleiche Frage:

• Welche Unterlagen müssen weiter aufbewahrt werden?

• Welche Unterlagen können vernichtet werden?

I. Wer ist aufbewahrungspflichtig ?

Aufbewahrungspflichtig sind alle Steuerzahler, die zur Buchführung verpflichtet sind und Aufzeichnungen machen müssen.
Buchführungspflichtig sind Unternehmer, die entweder nach außersteuerlichen Gesetzen (z. B. nach dem Handelsrecht) oder nach der Abgabenordnung verpflichtet sind, Bücher zu führen und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahme regelmäßig Abschlüsse zu machen. Darüber hinaus gelten die Aufbewahrungspflichten und -fristen auch für freiwillig Buchführende.
Da auch Steuerzahler, die ihren Gewinn nicht durch Betriebsvermögensvergleich, sondern durch Einnahme- Überschussrechnung ermitteln, verschiedene Aufzeichnungspflichten zu erfüllen haben, z. B. die gesonderte Aufzeichnung des Wareneingangs und Warenausgangs oder die Aufzeichnungen zur Feststellung der umsatzsteuerlichen Entgelte, sind auch bei diesem Personenkreis die steuerlichen Aufzeichnungspflichten und -fristen zu beachten.

II. Welche Fristen sind zu beachten ?

Die Abgabenordnung unterscheidet zwischen Unterlagen, die 6 Jahre und Unterlagen, die 10 Jahre aufzubewahren sind.

III. Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist und wann endet sie ?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte für die Entstehung der Geschäftsunterlage erforderliche Maßnahme erfolgt ist, also die letzte Eintragung in das Buch vorgenommen, das Inventar oder die Bilanz auf- bzw. festgestellt, die Korrespondenz empfangen oder abgesandt worden ist oder der Buchungsbeleg und die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Das Fristende tritt mit Ablauf des - aufgrund der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrungsdauer - zu berechnenden Kalenderjahres ein. Allerdings ergibt sich aus der Abgabenordnung eine Ablaufhemmung insoweit, als die Aufbewahrungsfrist für die Geschäftsunterlagen nicht vor Ablauf der Steuerfestsetzungsfrist für die in dem betreffenden Kalenderjahr angefallenen Steuern enden kann. Die Anknüpfung der Aufbewahrungsfrist an die Festsetzungsfrist führt in der Praxis zu nicht unbeachtlichen Schwierigkeiten hinsichtlich der Terminbestimmung für die Vernichtung. Aus diesem Grund hat die Finanzverwaltung Erleichterung getroffen. Danach brauchen nach Ablauf der sechs- bzw. zehnjährigen Aufbewahrungsfrist, unabhängig von dem Lauf der Festsetzungsfristen, die Unterlagen nur noch dann aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie

• für eine begonnene Außenprüfung,

• für eine vorläufige Steuerfestsetzung,

• für anhängige steuerstraf- und bußgeldrechtliche Ermittlungen,

• für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes

Rechtsbehelfserfahren oder

• zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers von Bedeutung sind.

IV. Welche Unterlagen sind wie lange aufzubewahren ?

1. Sechsjährige Aufbewahrungsfrist

6 Jahre aufzubewahren sind empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen sowie sonstige Unterlagen (z. B. Unterlagen der Kostenrechnung und Kalkulation, Betriebs- oder Rabattstatistiken), soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese Unterlagen können ab 2005 vernichtet werden, wenn sie aus dem Jahr 1997 und früher stammen.

Weitere Beispiele: 1*)

Aktenvermerke, Angebote, Bankbürgschaften, Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger, Betriebsprüfungsberichte, Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage), Dauerauftragsunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage), Einfuhrunterlagen, Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit nicht Buchungsbeleg), Frachtbriefe, Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam), Geschenknachweise (soweit nicht Buchungsgrundlage), Handelsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam), Handelsregisterauszüge, Kalkulationsunterlagen (außer für Kalkulation der Herstellungskosten), Kassenzettel, -belege (soweit nicht Buchungsunterlage), Lohnbelege, Preislisten, Schriftwechsel (allgemein), Überstundenlisten, Versand- und Frachtunterlagen, Versicherungspolicen, Verträge (wenn Buchungsunterlage 10 Jahre), Zollbelege.

2. Zehnjährige Aufbewahrungsfrist

10 Jahre aufzubewahren sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zum Verständnis von Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren und Bilanzen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Diese Unterlagen können ab 2005 vernichtet werden, wenn sie aus dem Jahr 1993 und früher stammen.

Weitere Beispiele: 1*)

Angestelltenversicherung (Buchungsbelege), Anlagevermögensbücher und –karteien, Ausgangsrechnungen, Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten), Bankbelege, Belege (soweit Buchungsgrundlage), Bewertungsunterlagen, Bewirtungsunterlagen und Belege, Bilanzen (Jahresbilanzen), Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste), Buchungsanweisungen, Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage), Depotauszüge, Eingangsrechnungen, Gehaltslisten, Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz), Grundbuchauszüge, Gutschriften, Handelsbücher, Jahresabschlusserläuterungen, Journale für Hauptbuch und Kontokorrent, Kassenbücher und –blätter, Kontenpläne und Kontenplanänderungen, Kontoauszüge (Girokonten auch Postgiro), Lieferscheine, Lohnlisten, Nebenbücher, Quittungen, Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen), Sachkonten, Schecks, Spendenbescheinigungen, Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen), Vermögensverzeichnis, Wareneingangsbücher und Warenausgangsbücher.

1*) Die Auflistung ist nicht abschließend und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Es ist im Einzelfall zu klären ob die Aufbewahrungsfrist 6 oder 10 Jahre beträgt.