Rundschreiben

 

Themenbereiche: Fahrtenbücher
Gutscheine und Tankkarten

Fahrtenbücher richtig führen
Fahrtenbücher dienen grundsätzlich dazu, die Höhe des geldwerten Vorteils, der sich aufgrund privater Fahrten mit dem Dienstwagen und Fahrten zur Arbeitsstätte ergibt, zu bestimmen. Oftmals soll aber auch dokumentiert werden, dass kein geldwerter Vorteil erlangt wird, weil das Fahrzeug ausschließlich beruflich genutzt wird. Wird das Fahrtenbuch von der Finanzverwaltung nicht anerkannt, unterstellt die Finanzverwaltung oftmals eine private Mitbenutzung und der geldwerte Vorteil wird pauschal nach der 1-Prozent-Methode erfasst. Dies ist unnötig teuer und kann mit einem ordnungsgemäß geführten Fahrtenbuch umgangen werden. Da in keinem Gesetz zu finden ist, wie ein Fahrtenbuch ordnungsgemäß zu führen ist, fassen wir die relevante Rechtsprechung für Sie zusammen.

1. Strenge Anforderungen
Fahrtenbücher werden von der Finanzverwaltung sehr genau unter die Lupe genommen, da sie naturgemäß eine gewisse Missbrauchsanfälligkeit aufweisen. Auch die Rechtsprechung bestätigt in mehreren Urteilen die strengen Anforderungen der Finanzverwaltungen an Fahrtenbücher. Fahrtenbücher müssen dem Finanzamt außerdem immer im Original vorgelegt werden. Am häufigsten wird bemängelt, dass die Angaben in den Fahrtenbüchern nicht schlüssig sind oder die Änderung der Daten im Nachhinein nicht ausgeschlossen werden kann. Unzulässig sind auch gerundete Kilometerangaben mit der Konsequenz, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird.

2. Notwendige Angaben
Alle erforderlichen Angaben müssen sich aus dem Fahrtenbuch entnehmen lassen. Ein Verweis auf weitere Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.
a) Zwingende Angaben bei beruflichen oder betrieblichen Fahrten
Im Fahrtenbuch müssen unbedingt die folgenden Angaben enthalten sein:
• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Fahrt
• Reiseziel und Reisezweck
• aufgesuchte Geschäftspartner in zeitlicher Reihenfolge
• auch Umwege müssen aufgezeichnet werden.
Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden. Es genügt dann die Aufzeichnung des am Ende der gesamten Reise erreichten Kfz-Gesamtkilometerstands. Dennoch müssen die einzelnen Kunden oder Geschäftspartner in der zeitlichen Abfolge im Fahrtenbuch aufgeführt werden, in der sie aufgesucht wurden. Es kann auf einzelne Angaben verzichtet werden, wenn die berufliche Veranlassung der Fahrt ohnehin plausibel erscheint, wie beispielsweise bei Kunden-dienstmonteuren, Handelsvertretern, Kurierdienstfahrern, Automatenlieferanten und vergleichbaren Berufen mit weiten Wegstrecken.
Dann reicht es zum Beispiel aus, wenn angegeben wird, welche Kunden an welchem Ort aufgesucht wurden. Angaben zwischen den Stationen einer Auswärtstätigkeit sind nur erforderlich, wenn zwischen direkter Entfernung und tatsächlicher Fahrtstrecke eine grössere Differenz liegt.
Für Taxifahrer reicht es aus, wenn für die „Fahrten im Pflichtgebiet“ der Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Tages angegeben werden. Für Fahrten außerhalb des Pflichtgebietes muss das Reiseziel wiederum mit allen Pflichtangaben genau angegeben werden. Fahrlehrer können als Reisezweck beispielsweise Lehrfahrten oder Fahrschulfahrten angeben.
Bei einem gleichbleibenden Kundenkreis reicht auch die Aufzeichnung der Kundennummer des aufgesuchten Geschäftspartners. Dann muss das Kundenverzeichnis allerdings dem Fahrtenbuch beigefügt werden. Ebenfalls verwendet werden dürfen Abkürzungen für bestimmte, häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder für einzelne regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke. Allerdings müssen die verwendeten Kürzel aus sich heraus verständlich sein oder auf einem beigefügten Blatt näher aufgeschlüsselt werden. Bei Angehörigen freier Berufe, die einer Schweigepflicht unterliegen, wie beispielsweise Ärzte, reicht es aus, wenn im Fahrtenbuch die Angabe „Patienten- oder Mandantenbesuch“ als Reisezweck festgehalten wird. Die Namen und Adressen müssen dann jedoch in einem getrennten Verzeichnis festgehalten werden.

b) Angaben bei Privatfahrten
Für private Fahrten sind lediglich die gefahrenen Kilometer zu vermerken.

c) Angaben bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. Heimfahrten
Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bzw. Heimfahrten reicht ein kurzer Hinweis im Fahrtenbuch mit Kilometerstandsangabe aus.

d) Angaben bei teils privaten und teils dienstlichen Fahrten
In diesem Fall muss der Kilometerstand vor und nach der privaten Unterbrechung aufgezeichnet werden.

3. Form des Fahrtenbuches
Für die steuerliche Anerkennung muss ein Fahrtenbuch in Form eines Buches (keine lose Blattsammlung), zeitnah, vollständig und in einem fortlaufenden Zusammenhang für das gesamte Jahr geführt worden sein. Eine kürzerer Zeitraum wird nur bei einem Fahrzeugwechsel anerkannt. Die Anforderung einer zeitnahen Führung des Fahrtenbuchs schließt beispielsweise die steuerliche Anerkennung eines Fahrtenbuchs, das im Nachhinein anhand von Notizzetteln
erstellt wurde, aus. Auch eine zusammengeheftete Blattsammlung erfüllt die Formvoraussetzungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht. Nachträgliche Korrekturen müssen kenntlich gemacht und erläutert werden oder ausgeschlossen sein.
Insofern werden auch Fahrtenbücher, die mittels normaler Software, wie zum Beispiel Excel, erstellt werden, nicht mehr anerkannt. Hier lassen sich im Nachhinein Änderungen vornehmen, die nicht erkenntlich sind. Fahrtenbuchsoftware, bei der im Nachhinein keine Änderungen vorgenommen werden können, werden jedoch steuerlich anerkannt. Die verwendete Software muss revisionssicher ausgestaltet sein, das heißt, Korrekturmöglichkeiten müssen entweder ausgeschlossen oder hinreichend in der Software dokumentiert werden. Für jedes Fahrzeug muss zudem ein separates Fahrtenbuch geführt werden.

4. Überprüfung der Fahrtenbücher
Die Plausibilität des Fahrtenbuches wird mit einer mathematisch empirischen Methode, dem Chi-Quadrat-Test, überprüft. So wird festgestellt, ob die Zahlenfolgen einen Sinn ergeben oder ob das Fahrtenbuch manipuliert wurde.

5. Sonstige Voraussetzungen für die Anwendung der Fahrtenbuchmethode
Um die Besteuerung des geldwerten Vorteils nach der Fahrtenbuchmethode vorzunehmen, muss nicht nur ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorliegen. Zusätzlich müssen sämtliche Kosten für das betroffene Fahrzeug in der Buchhaltung separat aufgezeichnet und durch Belege nachgewiesen werden. Es empfiehlt sich, für jeden Betriebs-Pkw ein Einzelsachkonto anzulegen und zu führen, da es die Belegnachweispflicht erleichtert. So können die Gesamtkosten je Betriebs-Pkw zutreffend ermittelt werden. Pflicht für die Anwendung der Fahrtenbuchmethode ist dieses Einzelsachkonto jedoch nicht.

6. Kleinere Mängel im Fahrtenbuch
Die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand überprüfbar sein. Einzelne kleinere Mängel führen nicht zur Versagung der steuerlichen Anerkennung und damit zur Anwendung der 1-Prozent-Regelung. Insgesamt müssen die Angaben jedoch plausibel sein. Ein Fahrtenbuch ist erst dann nicht ordnungsgemäß, wenn es mehrere ins Gewicht fallende Mängel aufweist.


Gutscheine und Tankkarten - Steuerliche Behandlung dieser Mitarbeitermotivation

In Zeiten steigender Kraftstoffpreise motivieren Firmenchefs ihre Mitarbeiter, indem sie sich an den Fahrtkosten beteiligen. Wenn diese Beteiligungen dann auch noch steuer- und sozialversicherungsfrei erfolgen können, ist das natürlich umso besser. Dabei muss jedoch einiges beachtet werden, damit die Gutscheine oder Tankkarten letztendlich nicht zu teuer werden.
Arbeitgeber können ihren Arbeitnehmern Sachleistungen im Wert von 44 € monatlich steuerfrei und sozial-versicherungsfrei zuwenden. Diese 44-Euro-Sachbezugsgrenze bietet neben vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten jedoch auch einige Fallstricke. Streitig ist häufig, ob denn tatsächlich ein Sachbezug und kein Barlohn vorliegt, denn nur bei einem Sachbezug gilt die Steuerund Sozialversicherungsfreiheit bis zu einer Grenze von 44 €. Oftmals ist auch fraglich, ob die 44-Euro-Grenze überschritten wurde. Da es sich hierbei um eine Freigrenze handelt, ist die Zuwendung vollständig steuer- und sozialversicherungspflichtig, wenn die Grenze überschritten wurde. Liegt Barlohn vor, ist die Zuwendung ebenfalls vollständig steuer- und sozialversicherungspflichtig. Weitgehend unbekannt ist, dass auch geringfügig Beschäftigte oder so genannte Mini-Jobber von der 44-Euro-Sachbezugsgrenze profitieren können. Zudem kann diese 44-Euro-Sachbezugsgrenze mehrfach in Anspruch genommen werden, wenn der Arbeitnehmer bei verschiedenen Arbeitgebern angestellt ist.

1. Barlohn oder Sachbezug?
Sachbezug liegt vor, wenn der Arbeitgeber die Leistung, die der Arbeitnehmer erhält, bei einem Dritten bezahlt und der Arbeitgeber selbst Vertragspartner des Dritten wird. Wird der Arbeitnehmer Vertragspartner des Dritten und der Arbeitgeber übernimmt die Kosten, liegt Barlohn vor.
Beispiel Sachbezug:
Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber einen Gutschein über ein bestimmtes Buch.
Beispiel Barlohn:
Der Arbeitgeber erstattet einen bestimmten Teil der Telefonkosten des Arbeitnehmers oder übernimmt Beiträge zu Direkt- oder Gruppenunfallversicherungen.

2. Überschreiten der 44-Euro-Grenze
Alle Sachzuwendungen eines Arbeitgebers an einen Arbeitnehmer innerhalb eines Monats müssen zusammengerechnet werden, wenn die Sachbezüge nach der so genannten Einzelbewertung bewertet werden müssen. Wird die 44-Euro-Grenze dann überschritten, sind alle Sachbezüge, die nach der Einzelbewertung zu bewerten sind, steuer- und sozialversicherungspflichtig. Das heißt aber auch, Sachbezüge, die mit amtlichen Sachbezugswerten zu bewerten sind (bspw. Unterkunft und Verpflegung), oder Vorteile aus der Überlassung von Firmenwagen sowie bei der verbilligten Überlassung von Vermögensbeteiligungen müssen nicht bei der Prüfung der 44-Euro-Grenze eingerechnet werden. Sachbezüge werden ebenfalls nicht in die 44-Euro-Grenze einbezogen, wenn sie pauschal besteuert werden. Dies eröffnet wiederum Gestaltungsspielraum.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber in einem Monat eine Konzertkarte im Wert von 40 € sowie ein verbilligtes Darlehen, dessen geldwerter Vorteil 30 € im Monat beträgt. Die 44-Euro-Grenze wird überschritten, so dass alles steuer- und sozialversicherungspflichtig ist. Der Arbeitgeber hat jedoch die Möglichkeit, unter bestimmten Voraussetzungen einen dieser Sachbezüge mit 30 % pauschal zu versteuern, sodass für den anderen Sachbezug die steuer- und sozialversicherungsfreie 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze genutzt werden kann.

3. Bewertung der Sachbezüge für die 44-Euro-Grenze
Die Einzelbewertung ist eine Bewertung mit den üblichen Endpreisen am Abgabeort abzüglich üblicher Preisnachlässe am Abgabeort. Erhält der Arbeitnehmer den Sachbezug von seinem Arbeitgeber, darf noch einmal ein Abschlag von 4% abgezogen werden. Dies ist bei einem Sachbezug von einem Dritten nicht der Fall!
Beispiel: Der Arbeitgeber überlässt seinem Arbeitnehmer ein Job-Ticket. Üblicherweise kostet die Monatskarte 65 €, der Arbeitgeber hat aufgrund der Abnahmemenge einen Preis je Monatsticket von 55 € vereinbart. Der Arbeitnehmer leistet jeden Monat eine Zuzahlung von 9 €.
Vom Arbeitgeber an das Verkehrsunternehmen entrichteter Preis 55,00 €
davon 96% 52,80 €
Zuzahlung des Arbeitnehmers 9,00 €
Bewertung des Sachbezugs mit 43,80 €
Ergebnis: Die Sachbezugsfreigrenze wurde nicht überschritten, so dass die Monatskarte dem Arbeitnehmer steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen werden kann.
Hinweis: Der von den Verkehrsbetrieben eingeräumte Rabatt für den Arbeitgeber führt nicht zu einem geldwerten Vorteil des Arbeitnehmers.

4. Verwendung von Gutscheinen
Sachzuwendungen können auch in Form von Gutscheinen gewährt werden. Bei der Verwendung von Gutscheinen muss jedoch einiges beachtet werden, damit die Zuwendung als Sachbezug, und nicht als Barlohn betrachtet wird.
Ein Warengutschein zählt als Sachbezug, wenn er zum Bezug einer bestimmten nach Art und Menge konkret bezeichneten Ware oder Dienstleistung berechtigt. Ist auf dem Gutschein weder die Art noch die Menge der Ware konkret bezeichnet oder enthält der Gutschein einen anzurechnenden Eurobetrag oder Höchstbetrag, ist von Barlohn auszugehen. Der Gutschein hat dann die Funktion von Bargeld und dient als Zahlungsmittel. Die Anwendung der steuer- und sozialversicherungsfreien 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze kommt dann nicht in Betracht. Der Gutschein ist
dann genauso wie Arbeitslohn zu versteuern und der Sozialversicherungspflicht zu unterwerfen.
Hinweis: Zur Überprüfung bei einer Lohnsteueraußenprüfung, ob die 44-Euro-Grenze eingehalten wurde, sollte der Arbeitgeber im eigenen Interesse den maßgeblichen Kraftstoffpreis zum Zeitpunkt der Gutscheinübergabe ermitteln und in geeigneter Form dokumentieren. Formale Anforderungen bestehen hierfür nicht. Auskunft über die aktuellen Kraftstoffpreise bietet das Internet, z. B. die Internetseite www.mwv.de des Mineralölwirtschaftsverbandes.
Beispiele zu Benzingutscheinen:
a) Der Arbeitgeber stellt seinen Arbeitnehmern Gutscheine über 30 Liter Normal-Benzin zur Verfügung. Der Arbeitnehmer löst diesen Gutschein bei einer Tankstelle seiner Wahl ein, wobei der Tankwart die Einlösung bestätigt. Der Arbeitnehmer muss aber für den Arbeitgeber den fälligen Betrag an der Tankstelle auslegen. Nach Einreichung des unterzeichneten Gutscheins und der Tankquittung erhält der Arbeitnehmer den verauslagten Betrag vom Arbeitgeber zurück. In diesem Fall liegt Barlohn vor und der Gutschein ist nicht steuer- und sozialversicherungsfrei.
b) Der Arbeitgeber gibt seinem Arbeitnehmer einen von der Tankstelle erstellten Tankgutschein. Damit die 44-Euro-Grenze nicht überschritten wird, trägt der Tankwart den Literbetrag erst bei der Einlösung des Gutscheins ein. Der Arbeitgeber erhält von der Tankstelle eine Rechnung über den Gutscheinwert. Der Gutschein ist weder nach Art noch Menge der Ware konkret bezeichnet und hat somit die Funktion eines Zahlungsmittels. Dieser Gutschein stellt daher Barlohn dar.
c) Der Arbeitgeber gewährt seinem Arbeitnehmer einen Gutschein mit der Bezeichnung 30 Liter Normal-Benzin. Der Arbeitgeber hat ermittelt, dass bei der Hingabe des Gutscheins 1 Liter Normal-Benzin 1,48 € kostet. Zum Zeitpunkt der Einlösung kostet 1 Liter Normal-Benzin allerdings 1,56 €. In diesem Fall liegt ein Sachbezug vor. Die 44-Euro-Grenze wurde nicht überschritten, so dass der Sachbezug steuer- und sozialversicherungsfrei ist (30 Liter x 1,48 € = 44,40 €, davon 96% = 42,62 €). Dass sich ein Vorteil von über 44 € bei der Einlösung des Gutscheins ergibt, ist unerheblich, das für die Bewertung in diesem Fall der Zeitpunkt der Übergabe des Gutscheins maßgeblich ist.
Zuflusszeitpunkt bei Gutscheinen:
Der so genannte Zufluss erfolgt bei einem Gutschein, der bei einem Dritten einzulösen ist, bereits bei der Hingabe des Gutscheins, da der Arbeitnehmer zu diesem Zeitpunkt einen Rechtsanspruch gegenüber dem Dritten erhält. Am Tag der Übergabe des Gutscheins wird auch die Höhe des geldwerten Vorteils bestimmt. Spätere Wertveränderungen sind ohne Bedeutung. Der Arbeitnehmer hat so auch die Möglichkeit, Gutscheine mehrere Monate zu sammeln und zusammen einzulösen. Muss der Gutschein jedoch direkt beim Arbeitgeber eingelöst werden, fließt der Sachbezug erst bei der Einlösung des Gutscheins zu. Durch das Sammeln der Gutscheine könnte hier die 44-Euro-Grenze überschritten werden, so dass die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit entfällt.
Gehaltsumwandlung zugunsten eines Gutscheins:
Eine Gehaltsumwandlung (Barlohn) zugunsten eines Gutscheins (Sachbezug) ist grundsätzlich möglich, wenn dies mit Wirkung für die Zukunft erfolgt. Die steuer- und sozialversicherungswirksame Gehaltsumwandlung setzt voraus, dass der Arbeitnehmer auf einen Teil seines Barlohns verzichtet und stattdessen einen Sachbezug erhält und dies durch eine Änderung des Anstellungsvertrages dokumentiert wird.

5. Tankkarten
Wenn der Arbeitgeber beabsichtigt, die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze in Anspruch zu nehmen, sollte von der Verwendung von Tankkarten abgesehen werden. Tankkarten haben in der Regel eine Zahlungsmittelfunktion und wirken wie eine Firmenkreditkarte. Die Zuwendung der Tankkarte hat meistens Bargeldcharakter und die 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze findet kaum Anwendung.
Beispiele zu Tankkarten:
a) Der Arbeitnehmer erhält von seinem Arbeitgeber einen Gutschein, den dieser selbst ausgestellt hat. Der Warengutschein berechtigt zum Bezug von Benzin für den privaten Gebrauch mit Angabe der Treibstoffart und der genauen Literzahl. Abgerechnet wird der Bezug des Benzins über eine Kundenkarte des Arbeitgebers, die bei der Tankstelle verbleibt. Die Anwendung der 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge in Form von Benzingutscheinen mit Abrechnung über Tankkarten ist anwendbar, wenn der Arbeitnehmer die Tankkarte nicht erhält, sondern diese bei der Tankstelle verbleibt.
b) Erhalten Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber eine auf 44 € limitierte Kundenkarte einer Tankstelle, liegt steuer- und sozialversicherungspflichtiger Barlohn vor, selbst wenn der Arbeitgeber die monatliche Rechnung mit Angabe der gelieferten Waren erhält und begleicht. Der Arbeitnehmer könnte mit dieser Kundenkarte neben Kraftstoffen auch Tabak- oder Süßwaren kaufen. Die freie Warenwahl führt zu Barlohn.

6. Zusätzliche Freigrenze für so genannte Aufmerksamkeiten
Neben der 44-Euro-Sachbezugsfreigrenze kann eine Freigrenze für Geschenke oder Aufmerksamkeiten von 40 € in Anspruch genommen werden. Hierbei muss es sich ebenfalls um Sachleistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer oder dessen Angehörigen handeln, die aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses gewährt werden, z. B. Geburtstag, Hochzeit oder Geburt eines Kindes.

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Steuerberatungsteam - Kanzlei Wolfgang Jahn